Anleitung
Formular Management System: www.formdesk.de
 
 
 

Formdesk Barcode Scanner App
 
In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie die Formdesk Barcode App verwenden. Bei der folgenden Vorgehensweise wird davon ausgegangen, dass Sie bereits ein Formular erstellt haben, für das Sie die Formdesk Barcode Scanner App verwenden möchten.

Die Formdesk Barcode Scanner App verwendet die Formdesk REST API (die App ist kostenlos, aber jeder erfolgreiche Scan kostet 2 Credits, Einstellungen und fehlgeschlagene Scans kosten 1 Credit).
 
 Allgemeine Informationen über den Barcode Scanner
 Beispiel-Formular


In dieser Dokumentation finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
  • Einrichten Ihres Formulars
  • Barcode in der E-Mail-Nachricht
  • Benutzerzugriff
  • Die Scanner-App
  • Fallback-Strategie
 

Einrichten Ihres Formulars
Bevor Sie die Formdesk Barcode Scanner App verwenden können, müssen Sie einige spezifische Fragen in Ihrem Formular definieren:

Das Formular muss ein ausgeblendet Textfeld enthaltent. Diese wird von der Scanner-App verwendet, um den Datums- und Zeitstempel nach einem erfolgreichen Scan zu speichern. Die Frage darf keine Abhängigkeiten enthalten.

Wenn es zulässig sein soll, dass jeder Barcode mehr als einmal gescannt wird, dann müssen Sie zwei zusätzliche Elemente in Ihrem Formular hinzufügen. Einen für die Anzahl der durchgeführten Scans und einen, der die maximal zulässige Anzahl von Scans enthält (dies kann auch ein Listenfeld oder eine Berechnung sein). Wenn es sich bei dieser Zahl um eine feste Zahl handelt, sollten Sie diese Zahl als Standardwert angeben.

Sie können diese Felder für Ihre Besucher ausblenden. Hierzu gehen Sie in den "Extras"-Abschnitt des Formularelements.
 

Barcode in der E-Mail-Nachricht
Folgende Einstellungen müssen berücksichtigt werden:

Bericht an Ausfüllerr
Der Bericht, den der Ausfüller bekommt, muss den Barcode enthalten. Folgende Barcodes können verwendet werden: EAN-128, CODE39 oder CODE128.
Dieser Barcode zum Beispiel [_fd_barcode(_fd_id, EAN-128, TRUE)], muss in dem E-Mail Bericht und/oder PDF Beilage eingefügt werden.
 

Benutzerzugriff
Um auf die App zugreifen zu können, müssen Sie ein Benutzerkonto anlegen, das die folgenden Bedingungen erfüllt:

Benutzer erstellen:
Erstellen Sie einen internen Benutzer (keine Web-API) und generieren Sie zusätzlich zum Benutzernamen und Passwort einen API-Schlüssel. Dieser API-Schlüssel hat für Sie keine weitere Bedeutung, wird aber von der Scanner-App selbst benötigt.

Berechtigungen für das Formular:
Der Benutzer muss mindestens über Schreibrechte verfügen, die entsprechenden Einträge bearbeiten zu können. Alle gesetzten Filter werden beachtet.
 

Die Scanner-App
Nachdem das Formular erstellt und ausgefüllt worden ist, können Sie die Barcode Scanner App Download verwenden. Die App können Sie herunterladen via die Apple App Store oder Google Play Store.

Einloggen

• Domain → Name der Formulardatei
• Username → Formdesk Benutzername
• Password → Formdesk Passwort
Einstellungen

Bevor Sie die Barcodes scannen können, müssen Sie erst die folgenden Einstellungen vornehmen. Klicken Sie für die Einstellungen rechts oben auf das Zahnrad Icon.

• Form → Selektieren Sie das Formular, das Sie scannen möchten.
• Update identifier →Name des Text-Eingabe Element, worin Datum und Zeit gespeichert werden, selektieren.
• Identifiers to show → Die Eingaben des Formulars selektieren, welche nach dem Scannen auf Ihrem Handy gezeigt werden.
• Process messages → Hier selektieren Sie E-Mail-Berichte, SMS Berichte oder Webhooks, welche nach erfolgreichem Scannen ausgeführt werden müssen.

Wenn Sie E-Mail-Berichte versenden möchten, müssen Sie angeben, wann ein E-Mail-Bericht versendet werden soll.

Wählen Sie in Versandkriterium für E-Mail-Berichte, die nach dem Versenden des Formulars ausgeführt werden müssen, Ihr „Kennzeichen“ (Name des versteckten Elements) „ist nicht leer“.

Selektieren Sie für E-Mail-Berichte, die nach dem Scannen des Formulars ausgeführt werden müssen, Ihr „Kennzeichen“ (Name des versteckten Elements) „ist leer“.

Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie die Einstellung des Versandkriteriums, welches nach dem erfolgreichen Scannen ausgeführt werden muss. Das Kennzeichen des versteckten Elements ist hier „Code“.  
 
 
Scannen

• Drucken Sie den Scann-Button und ein rechteckiges Fenster wird geöffnet.
• Wenn der Barcode erkannt wird, hören Sie ein kurzes Beep.
• Wenn der Barcode richtig gescannt worden ist, werden auf einem grünen Hintergrund die selektierten Daten gezeigt und es wird das aktuelle Datum und die Zeit registriert. Ist der Barcode nicht richtig gescannt worden wird auf einem roten Hintergrund eine Fehlermeldung erscheinen

Wenn ein Barcode nicht gescannt werden kann (Beschädigung), kann Handymässig die Nummer des Barcode eingetragen werden. Icon links oben.
 

Fallback-Strategie
Obwohl dies sehr unwahrscheinlich ist, kann es passieren, dass keine Internetverbindung möglich ist. Wir empfehlen, hierauf vorbereitet zu sein. Treffen Sie folgende Maßnahmen: Sorgen Sie dafür, dass auch unter dem Barcode die Nummer des Barcodes vermeldet ist. Wenn der Barcode beschädigt ist, kann dieser per Hand eingelesen werden. Verwenden Sie dafür z. B. diesen Code: 
[ _fd_barcode(_fd_id, EAN-128, TRUE)]


Drucken Sie eine Liste mit den relevanten Daten der Besucher/Teilnehmer aus, sortiert nach Kennzeichen. Sie können dann die Nummer unter dem Barcode vermeldet, nachher ankreuzen.